Les documents à fournir préalablement à l'attribution du financement au titre du FIPU sont les suivants :
– pour les actions de prévention mentionnées au second alinéa de l'article 1er du présent accord : les factures acquittées justifiant de la dépense et précisant la date du service fait, ainsi qu'une déclaration, dont le modèle est disponible en ligne, soit du fournisseur ou du prestataire selon le cas, attestant du respect du cahier des charges ou des conditions d'attribution communiqués par l'assurance maladie, soit de l'organisme de formation attestant de la réalisation de la formation ;
– pour les actions de sensibilisation mentionnées au second alinéa de l'article 1er du présent accord : outre les documents précédents, une déclaration de l'employeur, dont le modèle est disponible en ligne, attestant du lien entre ces actions et la prévention des risques ergonomiques précités ;
– pour les mesures individuelles comprises dans des actions de prévention de la désinsertion professionnelle mentionnées au troisième alinéa de l'article 1er du présent accord : la facture acquittée justifiant de la dépense et précisant la date du service fait, une déclaration de l'employeur, dont le modèle est disponible en ligne, attestant du lien entre le poste concerné et les facteurs de risques ergonomiques précités ainsi qu'une copie du document, dûment complété par le médecin du travail, de proposition de mesures individuelles d'aménagement, d'adaptation ou de transformation du poste de travail ou de mesures d'aménagement du temps de travail ;
– pour la participation au financement des frais de personnel mentionnés au quatrième alinéa de l'article 1er du présent accord : un contrat de travail ainsi qu'une déclaration de l'employeur, dont le modèle est disponible en ligne, attestant du lien des missions du préventeur avec les facteurs de risques ergonomiques précités.
Les différents modèles de déclaration de l'employeur mentionnés aux alinéas précédents sont disponibles sur la page « Subvention prévention des risques ergonomiques » du site internet https://www.ameli.fr/entreprise.
En complément des documents mentionnés aux alinéas précédents, les employeurs doivent transmettre les documents permettant de vérifier le respect des conditions définies à l'article 24 de l'arrêté du 9 décembre 2010 relatif à l'attribution de ristournes sur la cotisation ou d'avances ou de subventions ou à l'imposition de cotisations supplémentaires en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles, à savoir :
– l'information, lorsqu'elles existent, des instances représentatives du personnel compétentes en matière de santé au travail sur les mesures de prévention préalablement à leur mise en œuvre ;
– la transmission des pièces justifiant la mise en œuvre des mesures de prévention ;
– l'absence de contrat de prévention en cours ou au cours des deux années précédentes ;
– la transmission du document unique d'évaluation des risques mis à jour ;
– le fait que l'entreprise soit à jour de ses cotisations afférentes aux risques « accidents du travail/maladies professionnelles » ;
– la transmission de l'attestation d'adhésion de l'entreprise à un service de santé au travail.
Ces documents doivent être transmis en même temps que la demande de financement, via le « compte entreprise » (ex compte AT/MP) de l'officine sur le portail net-entreprises.fr.