Les représentants à la négociation du présent accord doivent être mandatés par leur organisation syndicale. Ils doivent en justifier lors des diverses réunions de négociation.
Les réunions de la commission se tiennent à Paris dans les locaux d'Armateurs de France, structure ayant la charge de l'organisation des séances et peuvent se tenir en visioconférence pour tout ou partie des négociateurs.
Dans la limite de deux par organisation syndicale représentative, les membres de la délégation des salariés voient leurs salaires maintenus par leur entreprise. Le temps passé en commission et le temps de trajet pour s'y rendre ne sont pas pris en compte pour le calcul du décompte des heures supplémentaires et sont considérés comme du temps de travail effectif.
Les membres de la délégation des salariés bénéficient également d'un temps de préparation d'une durée de 3 heures et 30 minutes avant la tenue de chaque CPPNI. Ces 3 heures et 30 minutes sont allouées en amont de chaque séance de CPPNI et ne peuvent être cumulées si elles ne sont pas utilisées. Ce temps de préparation doit être pris en concertation avec l'employeur et ne devra pas avoir pour effet de désorganiser le fonctionnement interne de l'entreprise.
Le temps de préparation doit faire l'objet d'une auto-déclaration et de l'envoi d'une feuille d'émargement au secrétariat de la CPPNI en cas de réunion en présentiel.
Pendant le temps de préparation, le salaire des représentants syndicaux mandatés pour siéger à la CPPNI est maintenu.
Ce temps de préparation ainsi que le temps passé en commission permettront aux représentants syndicaux de générer des congés conformément au taux journalier applicable par leurs entreprises en position de « détachement » ou de « mission à terre ».
En cas d'absence de transmission des documents justificatifs mentionnés ci-dessus, il ne sera procédé à aucun maintien de salaire. Il en sera de même si le temps de préparation n'est pas exercé en amont de la réunion de la CPPNI.
En outre, les délégués salariés convoqués à une réunion de la CPPNI doivent, dans un délai raisonnable, tenir leur employeur informé, de la date de leur absence ainsi que sa durée et veiller à signer la feuille d'émargement en séance. Leur présence en réunion ne doit pas conduire à désorganiser les services de l'entreprise. Cette dernière s'efforcera de libérer le délégué salarié pour participer aux réunions, mais compte tenu des dispositions réglementaires et contractuelles en matière d'effectifs, ne pourra modifier son embarquement ou garantir son débarquement.
L'absence pour les temps de préparation et les réunions de la commission de négociation n'est pas imputée sur le crédit d'heures dont le salarié peut éventuellement bénéficier au sein de son entreprise pour l'accomplissement d'autres missions.
Enfin, les représentants de salariés bénéficient d'indemnités de frais de déplacement aux réunions de la CPPNI de façon exclusive à tout autre défraiement, pris en charge par l'organisation patronale Armateurs de France après envoi des éléments justificatifs (conformément aux dispositions de l'accord de branche sur les modalités de défraiements des représentants des organisations syndicales navigants lors de leurs déplacements aux instances paritaires du 30 juin 2011).