Des circonstances exceptionnelles empêchant les déplacements collectifs (exemple : crise sanitaire, situations d'urgence…) peuvent nécessiter de suspendre la tenue des réunions « en présentiel » et d'avoir recours à la visioconférence.
4.1. Principes
La tenue des réunions à distance sera organisée par les organisations patronales au moyen d'un dispositif de visioconférence.
4.2. Tenue de la réunion
Afin de permettre le déroulement normal de la réunion, le président de séance ou, en son absence, l'organisateur de la réunion, veillera à ce que les participants puissent prendre la parole en respectant l'ordre des demandes de prise de parole. Pour permettre une parfaite écoute, les participants qui ne prennent pas la parole veilleront à éteindre leur micro.
Si une suspension de séance est souhaitée, les moyens techniques seront mis en place pour permettre la suspension de séance.
Enfin, si possible, les réunions en visioconférence seront limitées dans leur durée (une demi-journée) ou sinon des temps de déconnexion seront observés.
4.3. Moyens techniques
Le dispositif technique mis en place doit permettre la retransmission du son et de l'image ainsi, qu'en début de réunion, l'identification des participants.
4.4. Adoption des délibérations
S'il y a lieu de procéder à un vote, le président de séance ou, à défaut, l'organisateur de la réunion, veillera à préciser, si possible de manière écrite, le contenu de la motion (mode écran partagé).
Le vote pourra être prononcé oralement par chaque organisation et confirmé par écrit via le dispositif technique soit lors de la réunion, soit après celle-ci.
4.5. Attestation de présence
Si une attestation de présence doit être établie, chaque participant se signalera au début de la réunion.
Le secrétaire de la CPPNI se chargera d'établir l'attestation de présence.