Embaucher son premier salarié et créer sa première fiche de paie en 2026

Les formalités obligatoires avant l'embauche

La DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche)

La DPAE est la toute première formalité. Elle doit être effectuée au moins 8 jours avant la date d'embauche (le jour d'embauche est inclus dans ce délai, pas le jour de la déclaration).

Comment : en ligne sur urssaf.fr (première embauche) ou net-entreprises.fr (embauches suivantes).

Contenu : la DPAE déclenche automatiquement l'immatriculation de l'employeur à l'URSSAF (si c'est la première embauche), l'immatriculation du salarié à la CPAM, l'adhésion au service de santé au travail, et l'enregistrement pour la DSN.

Sanctions : l'absence de DPAE est passible d'une amende de 1 275 € et peut caractériser le délit de travail dissimulé (sanctions pénales).

Évolution : l'intégration de la DPAE dans la DSN est prévue pour le 1er janvier 2027 (signalement « nature 10 » dans la norme DSN P26V01). En 2026, les canaux classiques (EDI, API, EFI) coexistent.

Le contrat de travail

Le contrat de travail doit être rédigé et signé avant la prise de poste. Pour un CDI à temps plein, il peut être verbal (mais c'est fortement déconseillé). Pour un CDD, un temps partiel ou un apprentissage, l'écrit est obligatoire.

Le contrat doit mentionner : l'identité des parties, la date de début, le poste et la classification, le lieu de travail, la durée de la période d'essai, la rémunération, la convention collective applicable, et la durée du travail.

Le registre unique du personnel

Obligatoire dès le premier salarié. Il recense tous les salariés (y compris stagiaires et intérimaires) avec : nom, prénom, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, type de contrat.

Les obligations continues dès le premier mois

Bulletin de paie mensuel : conforme au format simplifié, avec net social, PAS et cotisations par catégorie. À remettre au salarié chaque mois.

DSN mensuelle : à transmettre au plus tard le 15 du mois suivant la période de paie. C'est la déclaration qui remplace toutes les anciennes déclarations sociales.

Paiement des cotisations : le 15 du mois suivant (option trimestrielle possible pour les entreprises de moins de 50 salariés).

Mutuelle collective : obligatoire dès le premier salarié. L'employeur doit prendre en charge au moins 50 % de la cotisation. La mise en place se fait par décision unilatérale de l'employeur (DUE), accord collectif ou référendum.

Médecine du travail : visite d'information et de prévention (VIP) dans les 3 mois suivant l'embauche. L'employeur doit adhérer à un service de santé au travail.

DUERP : le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels est obligatoire dès le premier salarié. Il doit être actualisé chaque année.

Affichages obligatoires : convention collective, coordonnées de l'inspection du travail, numéro des urgences, consignes de sécurité, interdiction de fumer, égalité professionnelle, harcèlement moral et sexuel.

Coût réel du premier salarié au SMIC en 2026

Poste	Montant mensuel
Salaire brut (SMIC 151,67h)	1 867,02 €
Cotisations patronales brutes	~810 €
Réduction Fillon (au SMIC)	-420 à -560 €
Coût salarial net (après réduction)	~2 100 à 2 200 €
Mutuelle (part employeur)	~50 €
Médecine du travail (annualisé)	~8 €/mois
Logiciel/expert-comptable	0 à 35 €/bulletin
Coût total mensuel estimé	~2 160 à 2 293 €

Les aides à l'embauche en 2026

Réduction Fillon : réduction automatique des cotisations patronales pour les salaires entre 1 et 1,6 SMIC. Au niveau du SMIC, la réduction peut atteindre 32 % des cotisations patronales.

ACRE : Aide aux Créateurs et Repreneurs d'Entreprise. Exonération partielle de cotisations patronales pendant la première année pour les créateurs éligibles.

Exonérations géographiques : ZRR (Zones de Revitalisation Rurale), ZFU-TE (Zones Franches Urbaines — Territoires Entrepreneurs), BER (Bassins d'Emploi à Redynamiser). Exonérations de cotisations patronales pendant 12 à 60 mois selon le dispositif.

Aide à l'apprentissage : jusqu'à 6 000 € par an pour l'embauche d'un apprenti. Le salaire de l'apprenti est réduit (43 % du SMIC pour un apprenti de moins de 21 ans en première année = environ 780 € brut en 2026).

Chronologie type d'une première embauche

J-8 : DPAE en ligne (urssaf.fr).

J0 : Signature du contrat de travail. Remise de la copie de la DPAE au salarié. Inscription au registre unique du personnel.

J+1 à J+30 : Adhésion à un service de santé au travail. Mise en place de la mutuelle. Création du DUERP.

J+30 : Premier bulletin de paie. Première DSN. Premier paiement des cotisations (le 15 du mois suivant).

Chaque mois ensuite : bulletin + DSN + cotisations.

Quelle solution de paie pour son premier salarié ?

Le TESE est la solution recommandée pour un premier salarié. Gratuit, fiable, avec DSN automatique. Vous vous concentrez sur votre activité, l'URSSAF gère la paie.

Un générateur en ligne (comme fiche-paie.fr) est l'alternative idéale si vous souhaitez plus de flexibilité, un aperçu immédiat de votre bulletin, ou si vous ne souhaitez pas adhérer au TESE.

Un expert-comptable est recommandé si votre situation est complexe (convention collective particulière, statuts multiples, expatriation).

Questions fréquentes

La DPAE est-elle obligatoire pour un premier salarié ?

Oui, absolument. La DPAE doit être effectuée au moins 8 jours avant l'embauche, que ce soit le premier ou le centième salarié. L'absence de DPAE est passible d'une amende de 1 275 € et peut caractériser le travail dissimulé.

Combien coûte un premier salarié au SMIC ?

Environ 2 160 à 2 293 € par mois tout compris (salaire brut + cotisations patronales nettes après réduction Fillon + mutuelle + médecine du travail). Le net versé au salarié sera d'environ 1 443 € avant prélèvement à la source.

Dois-je obligatoirement proposer une mutuelle ?

Oui. Depuis le 1er janvier 2016, tout employeur doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés, avec prise en charge minimale de 50 %. Cette obligation s'applique dès le premier salarié.

Quand faire la visite médicale d'embauche ?

La visite d'information et de prévention (VIP) doit avoir lieu dans les 3 mois suivant l'embauche. Pour les postes à risque, un examen médical d'aptitude doit être réalisé avant la prise de poste.

Puis-je embaucher en CDI directement ?

Oui, c'est même le contrat par défaut. Le CDI à temps plein ne nécessite pas obligatoirement un écrit (mais c'est vivement recommandé). Tout autre contrat (CDD, temps partiel, apprentissage) exige un contrat écrit.

Le TESE est-il adapté pour un premier salarié ?

Oui, c'est la solution la plus simple et gratuite. Le TESE gère le bulletin, la DSN et les cotisations. Vous n'avez besoin d'aucun logiciel ni expert-comptable.

Quelles sont les aides disponibles pour une première embauche ?

Les principales aides en 2026 sont la réduction Fillon (automatique, jusqu'à 32 % de réduction au SMIC), l'ACRE pour les créateurs, les exonérations ZRR/ZFU, et l'aide à l'apprentissage (jusqu'à 6 000 €/an).

Notre générateur est-il adapté pour un premier salarié ?

Oui. Le générateur est conçu pour être utilisable sans connaissances techniques en paie. Il guide l'employeur étape par étape et calcule automatiquement toutes les cotisations aux taux 2026.

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